こんにちは、働き方アドバイザーのラルクです。
なんでこんなに時間の管理が下手くそなんだろう？
何か対策方法はないかな？
普段仕事をしている方の中には、こんなふうに「時間の管理方法が分からない」「時間管理ができない」といった方もいるのではないでしょうか？
実は時間管理ができない人にはある一定の特徴や原因があり、知っているかどうかで対策できるかどうかが変わってくるのです。
今回はこんな時間管理に関する疑問や悩みを解決していこうと思います。
- 仕事で時間管理ができない人の特徴
- 時間管理ができない5つの原因
- 時間管理ができるようになるための対策法
フリーランスは自発的に仕事をしていなかくてはいけません。
なので時間管理とは非常に大切なんですね。
独立したての頃は自分で仕事の管理をしたことがなかったので、1日仕事を3時間しかしない日なんかがざらにありました。
そんな反省を踏まえ、改善をしていった結果、今の時間管理は以下の通り。
※赤線部分は会社名が載っているので、消させていただきました。
これはGoogleカレンダーで時間管理した際の僕のスケジュール例です。
こんな風に細かく時間の管理をしているので、Webライターの仕事もしながらブログを書いたりお花の仕事をしたりと、複数の仕事を掛け持ちすることができているんですね。
では最初は時間管理がまったくできなかった僕が、どのようにして管理できるようになっていったのか？
本記事でわかりやすく、ていねいに解説していきますね。
仕事で時間管理ができない人の特徴
そもそも時間管理ができない人には、ある一定の特徴があります。
過去の自分に当てはめて考えてみたら、けっこうたくさん出てきました。
それが以下の通りです。
- 自分が1日何をしたらいいのかよく分かっていない
- 好きなことからまず始めようとする
- 緊急性が高いタスクと低いタスクが分かっていない
- 優先順位を何もつけていない
- 最初に何の仕事をすべきかを理解していない
- 1つの仕事が増えると予定がすべてくるってしまい焦る
- いつまでたっても仕事が終わらず、上司に怒られてばかり
上記の通り。
本記事を見ている人の中や仕事場の周りの人を見ていても、当てはまる人もいるのではないでしょうか？
もし「能力がないから仕事ができない」と思っている方がいるのであれば、もしかしたら「時間管理ができていないから仕事ができない」という可能性も秘めています。
自分で時間管理ができれば仕事に対する向き合い方も変わってくるので、もし上記の特徴の中に当てはまっていると感じたら、時間管理ができない原因を探っていきましょう。
時間管理ができない5つの原因
ではそもそも時間管理ができない人は、何が原因で時間管理ができないのでしょうか？
その原因が以下の通りです。
- 1日の予定を立てていない
- 時間の組み立て方があいまい
- 時間の大切さを分かっていない
- 上司や同期、部下に相談をしない
- ADHD（大人の発達障がい）の可能性もある
上記の通り。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1日の予定を立てていない
1日の予定をまったく立てていない人は、時間管理ができない最も大きな要因になります。
なぜなら1日の予定を立てていないと、1日の予定を埋めるための行動をするようになり、「自分の予定を探す」という余計な時間を作ってしまう結果になるからです。
例えば、2人のサラリーマンが仕事場に出社をして同じ時間に机の上に座った場合。
ここで「仕事にすぐ取り組む人」と「仕事を探す人」とでは、時間の使い方が雲泥の差が生まれますね。
すぐに取り組む人は、1時間で終わらせれる仕事を1時間で終わらせます。
しかしすぐに取り組まない人は、10～15分ぐらい仕事を探してから仕事に取りかかるので、1時間で終わる仕事もプラス10～15分かかってしまう結果に。
なので1日の予定を立てていない人は、時間の管理がうまくいかず、仕事がスムーズに終わらないという結論に至るわけです。
時間の組み立て方が曖昧
時間の管理をしているようで、時間の組み立て方が曖昧な場合も時間管理ができない原因だったりします。
曖昧なせいで、せっかくの時間管理も意味をなしていないんですね。
例えば、以下の会話。
このように曖昧な時間設定はしているものの、細かい部分の時間管理ができていないことがあります。
中には時間の調整がしづらい仕事もあるでしょうが、ある程度の目標を考えておかなくては、時間内に仕事を終わらせようという行動に移ることができません。
なので曖昧な時間管理だけはしてはいけない、という結論になるのです。
時間の大切さを分かっていない
時間管理ができていない人は、時間の大切さを分かっていない可能性があります。
時間とは「有限」なものであり「資源」でもあるのです。
あなたが持っている最大の資源は時間なのです
ブライアン・トレーシー
時間の使い方次第で、財産にもなりうる可能性を秘めていますが、逆に自分の重みにもなります。
時はその使い方によって金にも鉛にもなる
歴史上の名言として残っているので、それぐらい時間とは大切な存在という証拠になるのです。
上司や同期、部下に相談をしない
時間の管理ができていない人の中には、自分でなんとかすると考えて誰にも相談しないことがあります
時間の管理がうまくいかないことが分かっていたとしても、「なんとかなる」精神で挑んで結果失敗してしまうのです。
例えば、かなりの量の仕事を上司から依頼されたとしましょう。
時間管理がうまい人は上司に効率のいい方法を聞いて最短で終わらす方法を聞きます。
しかし時間管理ができない人は、自分流で仕事を終わらせようと考えるはずです。
さらに同期や部下に相談をして、一緒に仕事をすればより早く終わらすこともできます。
しかし「同期や部下に相談をするなんて恥だ」などと思っている人は、いつまでたっても仕事が終わらないでしょう。
なので普段から仕事の相談をしているかどうかでも、時間管理ができるかできないかが決まってくるという結論になるのです。
ADHD（大人の発達障がい）という病気の可能性もある
「時間管理ができない」以外で以下の項目に当てはまる人は、ADHD（大人の発達障がい）を持っている可能性もあります。
- 忘れ物が多い
- 探し物が見つからないことが多い
- 仕事が重なると抜け漏れが多くなりがち
- 予定通りに従って動くのが苦手
- 目的のない動きをしてしまう
- 日中常に眠くなってしまう
上記の通り。
普段から時間管理ができないだけでなく、上記の失敗を繰り返して上司に怒られてしまうという経験がある方は一度疑ったほうがいい病気です。
「自分は関係ない」と思っていても、自分では気づかないのがADHD（大人の発達障がい）のやっかいなところ。
仕事とは関係ない部分でも同じような症状があったら、疑う必要があります。
※ADHD（大人の発達障がい）に関しての詳しい情報は以下の記事を参考にどうぞ。
⇒参考：ADHDとは？｜どんな症状なの？｜大人のためのADHDサイト
時間管理ができるようになるための5つの対策法
ではそんな時間管理ができない人が、「時間管理ができる人」になるためにはどのようにしていけばいいのか？
「時間管理 対策法」とググれば、たくさんの対策法が出てきますが、僕が伝える方法はいたってシンプル。
時間管理ができない原因に合わせた、『時間管理がまったくできない人におススメする方法』が以下の通りです。
- すべき仕事の優先順位をつけていく
- 細かく時間を区切って仕事をする
- 無駄な仕事はしない
- 上司に相談をする
- 病気を疑い病院に行ってみる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
すべき仕事の優先順位をつけていく
仕事の優先度がまったく分かっていなければ、なかなか作業が進まないものです。
ただ仕事にはそれぞれ優先順位があるので、まずは今何を最初にすべきかを考えて仕事を終わらせるようにしていきましょう。
例えば、以下のような感じ。
- 緊急性が高く重要な仕事 ⇒ 優先度「高」
- 緊急性が低く重要でない仕事 ⇒ 優先度「低」
例えば会議は緊急性が強く重要な仕事なので、必ず予定に入れなくてはいけない優先度の高い仕事です。
そして1週間後が締め切りの報告書作成などは、緊急性が低く重要性も低いので、優先度は低くなります。
1日にできる仕事の量も決まっているので、順位付けもそんなに多くはならないはず。
本当にすべき仕事は何なのかをはっきりと明確化して、優先順位をそれぞれつけてみましょう。
細かく時間を区切って仕事をする
改めて上のスケジュールから分かるように、時間を細かく区切って仕事をするのも1つの対策法になります。
細かく時間を区切ることで仕事量の把握にも繋がりますし、何より目標を立てることができるのがメリットですね。
ただ最初からいきなり15分刻みは難しいので、最初は1時間。
次に30分15分、そして5分などと細かく設定していけば、なお良しですね。
無駄な仕事はしない
時間管理ができない人の中でも多いのが、余計な仕事をしてしまい時間のロスをしてしまうということ。
できれば1日にしなくてはいけない仕事だけを終わらせて、余った時間に他の仕事をしていくのがベストです。
もちろん無駄な仕事をするのも悪くないのですが、後回しでもいい仕事をしてしまい自分の仕事が疎かになってしまったら本末転倒になります。
余計な仕事をしてしまい時間が遅くなってしまうようなら、まずは今できる仕事に集中して時間内に終わらせる努力をするところから始めましょう。
そして慣れてきて、時間の管理がうまくいくようになったら、他の仕事を手伝うようにしていけば最高ですね。
上司に相談をする
いろんな対策法を試して仕事がスムーズに進まないなら、上司に相談をすることが最も効果的な方法になります。
なぜなら上司は部下がしている仕事内容を把握しており、さらには仕事のスムーズな終わらせ方を理解しているからです。
いくら本記事で効果的な対策法を語ったとしても、一番効率的な時間管理法を知っているのは、長年同じ仕事をしてきている上司です。
なので一番早い対策方法は、上司に相談するのが一番早かったりします。
病気を疑い病院に行ってみる
もしここまでの方法を試してみても、まったく時間管理ができないようでしたら、一度ADHD（大人の発達障がい）という病気を疑うのも1つの重要な項目です。
実際になんとも思っておらずにたまたま病院に行ってみたら、ADHD（大人の発達障がい）だと分かったという方もいます。
⇒参考：タスク管理ができない原因はADHDだった。とある女性の「大人の発達障がい」体験記
ただ中には病気だと疑い病院に行こうとしても、親や上司などに「努力でカバーしろ」と止められてしまうケースもあるので注意が必要です。
ADHD（大人の発達障がい）は決して恥ずかしくない病気です。
逆に病院に行かず、時間管理ができない原因がよく分からなくなるほうが不安になります。
なのでもし何度も挑戦してダメだったら、一度診断をしてもらうとよいでしょう。
まとめ｜時間管理が「できない人」から「できる人」になろう
本記事のまとめです。
- 時間管理ができない原因は5つ
- 時間に対する考え方を変えていくことで時間管理はできるようになる
時間管理の対策をしようと思うと、なかなか最初は上手くいかないものです。
僕も習得するまでに半年以上かかりました。
しかしここで重要なのは、時間管理をできるように努力をすることです。
「できない」「無理だ」と嘆く人のほとんどは、努力をしようともしない人が発言する方ばかりだったりします。
本当に時間を管理して、よりスムーズに仕事を終わらせたいと思うなら、まずは時間と仲良くなっていきましょう。
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それでは以上です。
ありがとうございました。
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